05. Import

Opcja Import pozwala na wgranie do programu SimpleMarketing własnych baz danych.

Możliwe są następujące opcje importu:

• • Import kontrahentów:

    • z pliku txt/csv

      • z dowolnego formatu

  • Import zadań

    • • z pliku csv

UWAGA! W związku ze zmianą struktury strony Polskich Książek Telefonicznych z dniem 14.04.2014 r. zostało zakończone wsparcie dla tego importu.

Import kontrahentów

OPCJA 1 - Import z pliku txt/csv - import z arkusza kalkulacyjnego

• 1. Przygotuj w arkuszu kalkulacyjnym plik z danymi kontrahenta

     1. • Możliwe nazwy kolumn to:

          • 1. Nazwa

            2. Ulica

            3. KodPocztowy

            4. Miejscowosc

            5. Powiat

            6. Gmina

            7. Telefon

            8. Fax

            9. Email

            10. WWW

            11. Branza

            12. Wojewodztwo

            13. OperatorProwadzacy

            14. StatusKlienta

            15. CECHA_nazwacechy

  2. Zapisz plik w formacie .csv (konwencja nazywania plików 1.csv, 2.csv itd.)

     1. • zalecamy do tego zapisu program OpenOffice

        • jako separatory należy ustawić znaki ; i "

  3. Zamknij plik

  4. Wybierz źródło importu: "2. Import z pliku txt/cxv"

  5. W programie SimpleMarketing wybierz katalog, z którego program ma zaimportować dane

  6. Sprawdź, czy w polu rozszerzenie pisze csv

  7. Wpisz zakres nazw, bądź zaznacz "wszystkie pliki z katalogu"

  8. Wybierz źródło pozyskania.

  9. Kliknij importuj.

  10. Jeśli program zgłosi, że w importowanym pliku brakuje kolumny "Nazwa" anuluj import, odznacz checkbox Pola otoczone znakami ", kliknij importuj.

  11. Program wyświetli podgląd pierwszych kilku rekordów importowanego pliku. Jeśli wszystkie dane wyświetlają się prawidłowo, kliknij OK.

Po zakończeniu importu program zgłosi następujący komunikat:

Po czym wyświetli plik tekstowy ze szczegółową informacją o przebiegu importu. 

OPCJA 2 - Import z dowolnego formatu

Jest to opcja ustawiana indywidualnie dla poszczególnych rodzajów baz. Aby ją ustawić zalecamy kontakt z pomocą techniczną CORE.

Import zadań

Zadania importujemy zarówno dla już istniejących kontrahentów, jak i dla nowo dodawanych. Program podczas importu sprawdzi unikalność kontrahentów i jeśli w bazie będą spełniający kryteria "unikalności" kontrahenci, zadania zostaną stworzone dla nich, bez dodawania nowych kontrahentów. Jeśli takich w bazie nie będzie, zostaną utworzeni nowi kontrahenci i dodane dla nich zadania.

Aby przygotować plik .csv, który będzie odpowiednio rozpoznany przez program SimpleMarketing należy (pogrubione zostały pola wymagane):

• 1. W pierwszym wierszu nazwać kolejne kolumny w następujący sposób:

     1. 1. OPIS

           1. 1. W kolejnych wierszach wprowadzić opis zadania

        2. NAZWAZADANIA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić nazwę zadania

• 1. 1. 3. PRIORYTET_NAZWA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić tekstowo nazwę priorytetu:

             1. 1. Bardzo niski

                2. Niski

                3. Standardowy

                4. Wysoki

                5. Newralgiczny

• 1. 1. 4. CZYNNOSC

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić tekstowo nazwę czynności:

             1. 1. Najczęściej będzie to: Telefon

• 1. 1. 5. DATA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić datę wykonania zadnia:

             1. 1. Format daty: RRRR-MM-DD

• 1. 1. 6. CZAS

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić godzinę wykonania zadania:

             1. 1. Format godziny: HH:MM:SS

• 1. 1. 7. NAZWA_KOLEJKI_ZADAN

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić nazwę kolejki zadań, do której mają zostać dodane zadania.

• 1. 1. 8. PRODUKT

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić produkt, którego zadania będą dotyczyły

• 1. 1. 9. KAMPANIA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić kampanię, której zadania będą dotyczyły

• 1. 1. 10. TERMINOSTATECZNY

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić termin ostateczny, którego zadania będą dotyczyły

• 1. 1. 11. KONTRAHENT#NAZWA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić nazwę kontrahenta

• 1. 1. 12. KONTRAHENT#MIEJSCOWOSC

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić miejscowość, w której znajduje się siedziba kontrahenta

• 1. 1. 13. KONTRAHENT#KODPOCZTOWY

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić kod pocztowy kontrahenta

             1. 1. Format kodu pocztowego: 00-000

• 1. 1. 14. KONTRAHENT#ULICA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić ulicę, na której znajduje się siedziba kontrahenta (razem z numerem budynku i lokalu)

• 1. 1. 15. KONTRAHENT#TELEFON

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić numer telefonu kontrahenta

• 1. 1. 16. KONTRAHENT#FAX

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić numer faxu kontrahenta

• 1. 1. 17. KONTRAHENT#EMAIL

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić adres email kontrahenta

• 1. 1. 18. KONTRAHENT#WWW

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić adres WWW kontrahenta

• 1. 1. 19. KONTRAHENT#WOJEWODZTWO

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić województwo, w którym znajduje się siedziba kontrahenta

• 1. 1. 20. KONTRAHENT#POWIAT

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić powiat, w którym znajduje się siedziba kontrahenta

• 1. 1. 21. KONTRAHENT#GMINA

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić gminę, w której znajduje się siedziba kontrahenta

• 1. 1. 22. KONTRAHENT#PRZEDSTAWICIELHANDLOWY

• • • • • 1. W kolejnych wierszach wprowadzić Imię i nazwisko operatora prowadzącego kontrahenta

• 2. Podczas tworzenia pliku należy zwrócić uwage na rozdzielenie:

• • • 1. Separator pola: ;

      2. Separator tekstu: "

Przykładowy plik importu możliwy jest do pobrania poniżej

Uwagi do importu z pliku txt/csv:

• • Jeśli w programie nie ma wprowadzonej definicji cechy o importowanej nazwie, SimpleMarketing stworzy dla kontrahenta taką cechę jako tekst krótki.

  • Brak wartości cechy obowiązkowej spowoduje pominięcie kontrahenta.

  • Wartość pola OperatorProwadzący powinna być zgodna z wartością pola 'Nazwisko i imię' ze słownika operatorów.

  • Brak wartości pola OperatorProwadzacy przy ustawieniu uprawnienia operatora 'Wymagaj pola "Operator prowadzący" dla kontrahenta' spowoduje pominięcie kontrahenta podczas importu. 

  • Możliwe wartości pola StatusKlienta: "Potencjalny klient" (domyślne), "Klient", "Były klient", "Inny". 

Uwagi do zapisu do txt/csv w różnych programach:

• • MS Excel czasem błędnie zapisuje numery telefonów - przed zaimportowaniem bazy do programu SimpleMarketing otwórz plik w formacie csv i sprawdź, czy numery telefonów są poprawnie zapisane. Jeśli są błędnie zapisane, zmień format komórek z numerami telefonów (np. na tekst), a następnie zapisz plik ponownie.

  • Open Office/Libre Office Calc czasem błędnie zapisuje daty. Jeśli importujesz daty, zapisz plik do .csv, następnie otwórz plik .csv, zaznacz wszystkie komórki, w opcji formatuj ustaw format komórek na "tekst", zapisz plik ponownie, a następnie zaimportuj do programu SimpleMarketing.

  • Jeśli arkusz kalkulacyjny daje możliwość wyboru separatorów tekstu, zalecane są znaki ;dla separatora pola i"dla separatora tekstu.