Dokumentacja użytkownika

Import uruchomi się tylko dla zdefiniowanego podczas wdrożenia urządzenia zewnętrznego. Zmiana urządzenia zewnętrznego wybranego w oknie odbywa się przez uruchomienie opcji "Urządzenia zewnętrzne (Ctrl+U)".

Po wybraniu opcji "Import rozliczeń napraw gwarancyjnych (Ctrl +I)" uruchomione zostanie okno:

Podczas pierwszego uruchamiania wtyczki okno nie będzie zawierało jeszcze kolumn z nazwami pól, pojawią się one dopiero po pierwszym wczytaniu plików.

Wczytaj nowe pliki

Po wybraniu opcji zaznaczamy pliki z nagłówkami i pozycjami dokumentów. Możemy wczytać też pojedynczo najpierw plik nagłówka a potem pozycji lub odwrotnie. W przypadku wczytania plików z kilku dni zostaną one posortowane od najstarszych. Pliki powinny być zgodne z formatem CSV, pola oddzielone znakiem średnik (domyślnie), bez otaczania wartości pól cudzysłowami, pierwsza linia musi zawierać nagłówek z nazwami kolumn w pierwszej linii.

Przykładowy plik z nagłówkami dokumentów:

Fiscal Year;Document Date;Posting Date;Invoice Document No.;Company Code;Invoicing Party;Currency;Gross Invoice Amount;Tax Code;Invoice;Net Invoice Total;Value-Added Tax Amt;Invoice doc. status;Payment Method;Split Payment

2021;2021-09-13;2021-09-13;5105600513;2301;1000047445;PLN;13454,72;P1;X;10938,8;2515,92;5;;Yes

2021;2021-09-13;2021-09-13;5105600514;2301;1000047445;PLN;2376,47;P1;X;1932,09;444,38;5;;

Przykładowy plik z pozycjami dokumentów:

Sl.No.;Date;Vendor;PO no;ERS Invoice no;Item No;Material;Description;Qty;UoM;Net Value;VAT;Gross Value;Currency;AAC;Scenerio;Stock

1;2021-09-13;1000047445;4800000052;5105600513;00010;0010021888;VC 256/5-5 (H-PL) ecoTEC plus;1;PC;10938,8;2515,92;13454,72;PLN;3rd Service Spares;Spares for Spares;

2;2021-09-13;1000047445;4800000053;5105600514;00010;8700000213;NG JV kociol niekondensacyjny;1;EA;115;26,45;141,45;PLN;3rd Service COSS;Spares for Spares;

3;2021-09-13;1000047445;4800000053;5105600514;00020;0020018318;Opaska (100 x 30);2;PC;110,32;25,37;135,69;PLN;3rd Service Spares;Spares for Spares;

4;2021-09-13;1000047445;4800000053;5105600514;00030;0010023533;PL VWZ air duct elbow 500x600;1;PC;735;169,05;904,05;PLN;3rd Service Spares;Spares for Spares;

5;2021-09-13;1000047445;4800000053;5105600514;00040;712152;Czujnik NTC (10szt);3;PC;971,77;223,51;1195,28;PLN;3rd Service Spares;Spares for Spares;

Pliki muszą zawierać wszystkie podane w przykładach kolumny, ale mogą także zawierać kolumny dodatkowe co umożliwi rozbudowę, np. dodanie cech lub rozbudowę o numery magazynów.

Wczytane ale nie zaimportowane pliki zapisywane są w bazie danych przy zamykaniu okna importu.

Sprawdź poprawność

Uruchamia sprawdzenie poprawności ustawień i danych dla wszystkich wczytanych dokumentów. Ma na celu wyeliminowanie wszystkich możliwych sytuacji powodujących błędy importu i realizacji dokumentów.

Sprawdzane są informacje:

- czy w programie zdefiniowane jest urządzenie zewnętrzne o podanym podczas wdrożenia kodzie

- czy dokument do zaimportowania został wygenerowany dla tego partnera - sprawdzenie pola "Invoicing Party"

- czy dokument o takim numerze (kolumna: "Invoice Document No") jest już zaimportowany do bufora urządzeń zewnętrznych

- czy w danym roku obrachunkowym (kolumna "Fiscal Year") istnieje dokument o takim numerze w dokumentach magazynowych lub dokumentach sprzedaży

- czy istnieje magazyn podany w opcjonalnej kolumnie dla nagłówka "Stock" lub wskazany w definicji urządzenia zewnętrznego

- czy miesiąc/rok daty dokumentu w module HM jest otwarty

- czy dokument jest w walucie PLN

- czy istnieje w spisie kartotek, kartoteka o indeksie podanym w kolumnie "Material"

- czy kartoteka o wskazanym indeksie istnieje w magazynie

- czy jest wystarczający stan magazynowy dla kartoteki na magazynie

- czy dokument ma jakieś pozycje (jeśli nie ma należy jeszcze raz wczytać odpowiedni plik z pozycjami)

- czy kwota NETTO dokumentu i suma NETTO dla pozycji jest taka sama

- czy VAT obliczony od sumy NETTO dokumentu zgadza się z podaną kwotą VAT w pliku importowym (dokument poprawny, sprawdzenie w celu ustawienia sposobu wyliczania VAT na dokumencie)

Rezultat sprawdzenia ustawiany jest w kolumnach technicznych:

"Poprawny?": Tak/Nie

"Błąd": informacja o rodzaju błędu

Dokument, który nie zostanie oznaczony jako poprawny nie będzie importowany.

Rezultaty sprawdzenia zapisywane są także w oknie logu oraz do pliku w katalogu urządzeń zewnętrznych w podkatalogu "Log".

Jeżeli wystąpią błędy wymagające wprowadzenia kartotek lub stanów magazynowych pojawi się okno z raportem:

Importuj poprawne do bufora

Wszystkie poprawne dokumenty (Ustawione "Tak" w kolumnie "Poprawny?) zapisywane są do bufora urządzeń zewnętrznych, realizowane i usuwane z tabeli w oknie importu.

Przed importem każdego dokumentu z osobna sprawdzana jest jego poprawność gdyby zmieniły się stany magazynowe.

Etapy importu dokumentu:

- sprawdzenie poprawności dokumentu i jego pozycji

- ustalenie rodzaju dokumentu (WZ+FWZ/FA) na podstawie jego pozycji - jeśli istnieją pozycje, które w kolumnie "AAC" mają wartość "3rd Service Spares" lub "Third party delivery" to będzie WZ+FWZ jeśli nie to FA.

- dopisanie nagłówka dokumentu i pozycji do bufora urządzenia zewnętrznego (FA lub WZ)

- realizacja dokumentu

- jeśli realizowaliśmy dokument WZ dodanie do bufora urządzenia zewnętrznego nagłówka dla FWZ i realizacja

Dodatkowe informacje:

- do uwag pozycji i nagłówka wpisywana jest wartość z kolumny "PO no"

- metoda płatności dla dokumentów zawsze ustawiana jest jako "Przelew"

- jeśli nagłówek zawiera w kolumnie "Split Payment" wartość "Yes" dodawane jest dla dokumentu oznaczenie do JPK: "MPP"

Importowanie dokumentów zakończy się komunikatem o liczbie dokumentów zaimportowanych i pominiętych.

Sprawdzenie po imporcie:

Jeżeli wszystkie dokumenty zostały zaimportowane poprawnie okno wtyczki powinno nie zawierać żadnych dokumentów w części okna "Lista nagłówków dokumentów".

Jeżeli pozostały na liście jakieś nagłówki dokumentów może to oznaczać problem z importem z powodu braku stanu magazynowego lub z wygenerowaniem Faktury do WZ jeśli są poprzednie niezrealizowane.

Może także oznaczać, że wczytany został do importu ponownie plik, który jest już zaimportowany.

Aby sprawdzić czy dokumenty są zaimportowane należy odszukać dokument w oknie dokumentów sprzedaży z numerem zewnętrznym jak numer w kolumnie "Invoice Document No." (jeśli w urządzeniu zewnętrznym jest wyłączone sprawdzanie sum dokumentów sprawdzić także czy sumy zgadzają się z kolumnami: Gross Invoice Amount; Net Invoice Total; Value-Added Tax Amt; ).

Jeżeli faktur nie ma w systemie (pomijamy sytuację, że użytkownik nie ma uprawnienia do wszystkich dokumentów i są dla niego niewidoczne) sprawdzamy czy zaimportowały się tylko dokumenty WZ, jeśli tak to należy uporządkować dokumenty wg instrukcji w sekcji : Możliwe błędy -> Importują się tylko WZ bez Faktur do WZ.

Po zamknięciu okna importu dokumenty zaimportowane powinny pojawić się na liście dokumentów zrealizowanych w buforze urządzenia zewnętrznego oraz w oknie dokumentów magazynowych i dokumentów sprzedaży.

Z pozycji obsługi urządzeń zewnętrznych ustawiając się na wybranym dokumencie można wywołać jego podgląd wybierając z menu kontekstowego opcję "Pokaż wystawiony dokument" (Shift+F2).

Wstrzymaj import

Umożliwia przerwanie operacji importu dokumentów do bufora, skrót klawiaturowy (ESC).

Usuń zaznaczone dokumenty

Umożliwia zaznaczenie dokumentów i usunięcie ich wraz z odpowiadającymi im pozycjami dokumentów. Zaznaczyć można rekordy występujących obok siebie.

Pomoc

Otwiera stronę internetową z dokumentacją użytkownika

Zamknij

Zapisuje niezaimportowane dokumenty do bazy danych i zamyka okno importu. Przy kolejnym uruchomieniu opcji importu niezaimportowane dokumenty zostaną automatycznie załadowane do okna.

Uwagi

- Brak wartości dla wymaganych cech dokumentów lub pozycji nie zatrzymuje realizacji dokumentu w buforze urządzeń zewnętrznych, aby wypełnić cechę należy poprawić dokument z poziomu dokumentów sprzedaży/magazynowych i wypełnić wartości cech.

Korekty sprzedaży - wprowadzanie ręczne

Wprowadzenie ręczne korekty odbywa się standardowo tak jak dla innych korekt, dodatkowo pojawi się możliwość wpisana numeru zewnętrznego dokumentu. Jeśli edytowane były pozycje dokumentu to możliwość uzupełnienia pojawia się przy zapisywaniu dokumentu (okno "Potwierdzenie dokumentu"), jeśli nie modyfikowano pozycji to należy po zapisie dokumentu ponownie wejść w jego edycję aby uzupełnić numer zewnętrzny.

Możliwe błędy

Numer wewnętrzny dokumentu

Jeśli wykonywany jest import zaległych dokumentów (wystawiono już dokumenty z późniejszą datą), może wystąpić problem z nadawaniem numeru wewnętrznego dokumentu.

Pojawi się komunikat: Nie można nadać numeru dla dokumentu o identyfikatorze ..., jeśli w buforze dokumenty WZ/FVat będą miały status 5 (Poprawnie przetworzony) oznacza to brak numeru wewnętrznego dokumentu. Numer ten można uzupełnić wchodząc w dokumenty sprzedaży/magazynowe poprawiając dany dokument, można wtedy przy zapisie podać łamaniec do numeru wewnętrznego.

Jeśli do WZ była także wystawiana FWZ i pojawił się poniższy błąd, należy w pierwszej kolejności przeedytować WZ z podaniem numeru dodatkowego dokumentu, następnie ponownie zrealizować FWZ w oknie urządzeń zewnętrznych (jeśli błędnie znajduje się w dokumentach zrealizowanych, najpierw przenieść ją do dokumentów niezrealizowanych, nie usuwać jej), Jeśli FWZ także po realizacji widnieje jako niezakończona wejść w dokumenty sprzedaży i przeedytować ją w celu nadania numeru wewnętrznego.

Po realizacji dokumentu w przypadku braku numeru wewnętrznego WZ/FV/FWZ nastąpi próba uzupełnienia numeru wewnętrznego przez procedurę w bazie danych (NAGL_NADAJ_NUMER_WEW). Jeśli operacja się nie powiedzie należy przeprowadzić edycję dokumentu z okna dokumentów magazynowych/sprzedaży.

Niezgodna suma dokumentu

Podczas realizacji dokumentów może pojawić się komunikat o niezgodnej sumie dokumentu, może to oznaczać brak definicji ceny z 4 miejscami po przecinku w definicji dokumentu (WZ, FWZ, FA). W takim przypadku należy dokonać poprawy tej definicji, usunąć powstałe dokumenty sprzedaży/magazynowe oraz z bufora i zaimportować ponownie. Drugą przyczyną może być nieprawidłowy sposób obliczania VAT w definicji dokumentu, powinno być:

Sposób obliczania VAT: Od brutto wzorem, Sposób podsumowania VAT: Jako suma z pozycji.

W przypadku problemów z niezgodną sumą dokumentu zalecana opcjonalna konfiguracja (opis w dokumentacji technicznej) lub kontakt z serwisem.

Importują się tylko WZ bez Faktur do WZ

Jeśli pojawił się problem z importem WZ (blokada kartoteki w trakcie wystawiania, niezgodna suma, brak stanu magazynowego itp.) przez co nie zaimportowała się ona poprawnie i uniemożliwiła import Faktury do WZ, problem może się skumulować i w przypadku jednego niezrealizowanego WZ program nie dopuści do wystawienia kolejnych dokumentów FWZ z kolejnymi datami, przepuszczając tylko dokumenty WZ.

Można naprawić to na dwa sposoby:

1. Poprzez usunięcie dokumentów i ponowny import:

- upewnić się, że nie będą wystawianie dokumenty rozchodowe w czasie wykonywania poniższych operacji

- usunięcie błędnej WZ (oraz wszystkich kolejnych bez faktur) w oknie dokumentów magazynowych, jeśli do WZ zostały wystawione faktury ręcznie najpierw należy usunąć faktury do WZ.

- w oknie obsługi urządzeń zewnętrznych (Sprzedaż->Obsługa urządzeń zewnętrznych) dla urządzenia zewnętrznego SAF przełączyć się z listy dokumentów "Aktualne" na "Zrealizowane" (ikony w pasku narzędziowym), zaznaczyć dokumenty WZ do których brak faktury do WZ, z menu kontekstowego wybrać opcję: "Przenieś do realizacji" ->"Zaznaczone", wracając ponownie na dokumenty "Aktualne" klikamy ikonę "Usuń".

- ponowny import dokumentów poprzez wtyczkę "Import rozliczeń napraw gwarancyjnych (Ctrl+I)"

- jeśli wszystkie dokumenty zaimportowały się bez problemów powinno pozostać puste okno importu.

- można zweryfikować czy do wszystkich WZ mamy faktury w oknie Zestawienia->Wykaz niezrealizowanych WZ/PZ/faktur

2. Serwisowo wystawić Faktury do WZ bez usuwania WZ i ponownego importu

- sprawdzić czy wszystkie niezrealizowane WZ mają prawidłowe sumy zgodne z plikiem nagłówka do importu, poprawić lub dodać brakujące pozycje.

- zaimportować procedurę serwisową dla dokumentów FWZ_SF ("Odblokuj_uzupelnij_nrzewn_FWZ.txt" dostępna w serwisie CORE) : procedura do zastosowania po zamknięciu dokumentu przepisuje nr zewnętrzny dokumentu z WZ-tki, uwagi oraz ustawia dokument jako wydrukowany)

- dla dokumentu FWZ_SF (Faktura do WZ samofakturowanie) w definicji dokumentu przypisać na zakładce Inne procedurę "Procedura uruchamiana po zamknięciu dok."

- wystawić dokumenty FWZ_SF pojedynczo w oknie dokumentów sprzedaży lub w oknie Sprzedaż->Grupowa realizacja WZ opcją "Realizuj WZ", nie łączyć dokumentów, powinien być 1 do 1, zaznaczać najlepiej dokumenty w obrębie jednej daty

- sprawdzić czy kwoty faktur są zgodne z kwotami z plików do importu

- wyłączyć procedurę w definicji dokumentu - stosować tylko w przypadkach serwisowych, wystawione dokumenty FWZ_SF przed przypisaniem procedury można edytować i zapisać celem wykonania procedury

Wymagane cechy

Brak wartości dla wymaganych cech dokumentów lub pozycji nie zatrzymuje realizacji dokumentu w buforze urządzeń zewnętrznych, aby wypełnić cechę należy poprawić dokument z poziomu dokumentów sprzedaży/magazynowych i wypełnić wartości cech.

Niemożliwa realizacja takiej ilości

W trakcie realizacji dokumentów (WZ,FA) może się pojawić błąd "Niemożliwa realizacja takiej ilości" występujący w przypadku zaistnienia blokady np. spowodowanej brakiem akceptacji dokumentu dostawy (stan magazynowy zablokowany). Należy usunąć zaimportowane niekompletnie WZ/FA i dokument z bufora urządzeń zewnętrznych, zaakceptować dokumenty dostaw i ponowić import.

Brak stanu magazynowego na dany dzień

Jeśli wprowadzono dokument przychodu towaru z opóźnieniem (z datą późniejszą niż data importowanych faktur) brak towaru na magazynie na dany dzień uniemożliwi import faktur. Można poprawić to na dwa sposoby:

Usunąć dokument przychodu i wprowadzić go ponownie przestawiając datę wprowadzania dokumentu na prawidłową (przed dodaniem pozycji dokumentu).
Dodać dokument RW (Rozchód wewnętrzny) rozchodując towar przyjęty z błędną datą oraz dokument PW (Przychód wewnętrzny) z datą prawidłową przyjmując dokładnie ten sam towar.

Page updated

Report abuse