Vaillant Naprawy Gwarancyjne

O imporcie

Moduł importu rozliczeń gwarancyjnych umożliwia import dokumentów wygenerowanych w programie SAP w ramach samofakturowania jako sprzedaż dla partnera Vaillant do bazy programu Streamsoft Prestiż przy użyciu modułu rozszerzeń. 

Założenia importu:

1. Faktura sprzedaży wystawiona przez Centralę w ramach samofakturowania ma być ujęta w Streamsoft z numerem nadanym w programie SAP jako faktura sprzedaży i koniecznie poprzez moduł handlowo – magazynowy (w JPK Vat i w JPK FA oraz w innych raportach na odbiorcy mamy pokazywać numer faktury z SAP, zaś widok faktury sprzedaży w Streamsoft nie powinien być generowany / drukowany, nie wolno go wprowadzać w obieg, obowiązującym dokumentem będzie obraz-pdf wygenerowany w SAP).

2. Faktura sprzedaży w ramach samofakturowania ma być odpowiednio oznaczona w plikach JPK FA zgodnie z wymogami ministerstwa. Chodzi tu o oznaczenie MPP.

3. Fakturowanie będzie dotyczyło procesu napraw gwarancyjnych, w którym mogą wystąpić dwa przypadki: sprzedaż usługi bez części lub sprzedaż usługi ze zużyciem części.

   1. Będą stworzone nowe rodzaje dokumentów dla samofakturowania: FvatSF, FwzSF oraz WZSF. Ze względu na to, że obraz faktury będzie pochodził z SAPa (obraz faktury z programu Streamsoft nie będzie używany), nie ma konieczności tworzenia / używania kompletów (bomów) – prezentacja dla bomu i dla zwykłej faktury w JPK V7M i w JPK FA jest taka sama -  proszę o potwierdzenie.

4. Będą udostępniane dwa pliki Excel CSV: DOK z nagłówkami wszystkich dokumentów oraz POZ ze szczegółami. Oba pliki będą dostępne do importu w tym samym momencie. W obu plikach będzie się powtarzał numer faktury sprzedaży jako element wspólny i do powiązania. 

5. W przypadku faktur usługowych (bez części), w plikach Excel CSV będą podawane indeksy usług np. naprawa, dojazd, i faktura ma zostać zaksięgowana na jednym wskazanym koncie przychodowym, ale w dwóch pozycjach, zgodnie ze wskazanymi indeksami.

6. W przypadku faktury do WZ, będziemy podawać zarówno indeksy usług jak i indeksy materiałów i trzeba to będzie ująć w księgach Streamsoft jako  przychód: na jednym wskazanym koncie księgowym, ale jako poszczególne pozycje (tj. przychód z naprawy, dojazdu oraz przychód z części). 

7. Do faktury z WZ należy zaksięgować dokument WZ = zużycie części z magazynu – zostanie wskazane odpowiednie księgowanie.

8. Zostanie stworzony jeden magazyn np. Rozliczenia Napraw Gwarancyjnych i wszystkie ruchy magazynowe do tego procesu będą księgowane z tego magazynu.

• 1. UWAGA 1: Pracujemy również nad możliwością podawania numeru magazynu podczas zgłaszania naprawy. W tej sytuacji w pliku Excel CSV będzie dodatkowa kolumna z numerem magazynu i program powinien być do tego przygotowany. 

     1. UWAGA 2: Niezbędne są przesunięcia międzymagazynowe od razu w momencie naprawy – nie powinno być takiej sytuacji, że faktura w ramach samofakturowania została wystawiona faktura sprzedaży na część a spółka nie ma części zamiennej na stanie magazynowym w Streamsoft!!!  

• • • musi być komunikat przy imporcie, że nie ma części na magazynie 

    • powinna być zablokowana do importu tylko jedna pozycja a nie cała lista z danego pliku.

9. Kolumna AAC w pliku Excel CSV to rodzaj dokumentu: czy faktura usługowa czy materiałowa.

• 1. Połączenie WZ z fakturami do WZ powinno się odbywać automatycznie podczas importu plików. Dokumenty WZ program będzie tworzył pierwsze, potem faktury. Powiązanie będzie odbywać się na podstawie numeru, który będzie podany w obu plikach  np. 5105600548.

10. WZ i faktury będą wystawiane danego dnia z datą z dnia poprzedniego (jeśli danego dnia będą ruchy na magazynie RNG, wtedy może być zachwiana chronologia) – wgranie samofakturowania to powinna być pierwsza czynność na magazynie RNG – dla magazynu RNG powinna być oddzielna numeracja dla WZ).

11. Jeśli w pliku POZ są dla danej faktury przypisane indeksy materiałów do WZ, to należy użyć faktury FWZSF, jeśli nie ma WZ, to mamy do czynienia z fakturą usługową FvatSF.

12. W pliku POZ będzie podawany indeks usługi z SAP zgodny z indeksem usługi w Streamsoft.

13. Niezbędne jest oznaczanie faktur jako MPP w JPK FA (w JPK V7M  od 01.07.2021 nie ma potrzeby oznaczania) – w pliku Excel CSV będzie dodatkowa kolumna z oznaczeniem MPP. Obecne ustawienia w programie nie powinny być zmieniane. Może być zastosowana dodatkowa logika dla tego importu np. : jeśli w kolumnie XX jest wskazane MPP, nadaj w programie Streamsoft oznaczenie MPP.

14. Niezbędna jest walidacja tych plików podczas importu tak, aby można było w łatwy sposób zareagować w przypadku błędu. 

KSIĘGOWANIA:

• 1. Przychód – 2 lub 3 pozycje na JEDNYM koncie przychodu z tyt. sprzedaży naprawy gwarancyjnej zamiast jednej kompleksowej usługi (zamiast jednej linii) np.

Naprawa

Dojazd

Zużycie części

• 1. Zużycie części ze stanu magazynowego:

Koszt własny do części z naprawy / magazyn RNG

Uwagi:

• • Podczas importu dokumentów napraw gwarancyjnych nie będzie odbywał się import kartotek materiałowych/usługowych - powinny one być w spisie kartotek oraz na stanie magazynowym. Identyfikacja kartoteki będzie odbywało się poprzez pole "Indeks". W przypadku braku kartoteki w spisie kartotek lub braku stanu magazynowego na wskazanym magazynie pozycja będzie znajdowała się w buforze z odpowiednim statusem oznaczającym błąd. Po ustaleniu przyczyny braku kartoteki /stanu na magazynie pozycja powinna być ponownie zweryfikowana aż do uzyskania statusu poprawnego. Jedna niepoprawna pozycja blokuje możliwość importu dokumentu, jednak nie całego pliku.

• Wszystkie dokumenty będą wyłącznie w PLN, nie będzie waluty obcej.

• Nie automatyzujemy przerzutów międzymagazynowych (MM), przewidziane jest pole oznaczające numer magazynu, z którego należy pobrać kartotekę do rozchodu dla pozycji zawierających materiały. W przypadku braku numeru magazynu stany sprawdzamy na domyślnym magazynie np. "Rozliczenie napraw gwarancyjnych". Nie dopuszczamy sytuacji aby jeden dokument naprawy gwarancyjnej wymagał pobrania materiałów z kilku różnych magazynów.